檔案收集工作是否及時、準確、系統，應歸檔的文件材料是否完整齊全，密切關系到檔案的質量，并直接影響檔案的利用價值。 　　檔案館在往年的收集過程中，總是遇到這樣那樣的一些問題，如有些部門交上來的材料不夠完整齊全，上交的材料不符合歸檔要求，特別是不能按規定時間將材料上交到檔案館。以往規定各部門必須在每年的6月份之前將上一年度的歸檔材料上交到檔案館，可是有些部門一直要拖到下半年，甚至快到年底時才將材料上交齊全，影響了整體檔案工作的按時完成，給檔案館每年年底接受上級部門的年度檢查帶來一定的困難。為了改變這一狀況，按時、規范、有序地做好2005年度各部門各類檔案的歸檔工作，為教學評估材料的準備提供方便，檔案館3月初在校園網上發布歸檔通知，除將歸檔時間、歸檔材料要求等作明確規定外，還特別強調，在今年的材料歸檔過程中，檔案館將對各部門的歸檔時間、是否有移交清單、上交材料的完整齊全程度，材料是否符合歸檔要求等進行統計，到期進行公布。 　　在歸檔過程中，檔案館人員不定期到各個部門進行監督指導，發現問題及時糾正。對新調整的兼職檔案員，個別進行培訓與指導。對快到歸檔期限而未上交的部門，及時向部門負責人進行通報，使材料上交工作得以順利開展。在各部門領導的支持和專兼職檔案員的辛勤工作下，截止4月20日，全校有31個單位已完成材料上交工作；6個單位基本完成材料上交工作。今年各部門的歸檔時間、歸檔材料的質量與數量較往年有較大幅度的提前與提高。 　　部門文件材料的收集與歸檔只是完成了整個檔案工作流程的第一步，在接下去的時間里，檔案館還將對收集上來的各類文件材料進行整理、鑒定、組卷、分類編目、利用及信息資源的開發，完成2005年度的整體檔案工作，以迎接上級部門的年度檢查。